O que é o arquivo XML da nota fiscal e sua importância

Publicado por Dygransoft em

 

A NF-e é cada dia mais comum no país em qualquer empresa, independentemente do tamanho.

Para sua empresa se manter longe de problemas é necessário entender sobre o arquivo XML que é gerado na emissão da nota fiscal e seu arquivamento.

Antes de tudo precisamos saber o que é o XML da NF-e?

O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal propriamente dita, sendo o formato utilizado para registro das informações relativas à NF-e (a nota fiscal eletrônica),  sua validade é garantida por meio de assinatura digital. Ele obedece a um padrão nacional de escrituração fiscal.

Diferentemente da Danfe , o arquivo XML não acompanha a mercadoria negociada, cabendo ao emitente disponibilizá-lo ao destinatário.

Ele é gerado durante a emissão de uma NF-e que serve para registrar todos os detalhes da transição que foi realizada, ele registra informações como:

* Dados da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de saída/entrada e valor total.
* Dados do emitente e destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual.
* Dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial e valor.
* Dados relativos ao ICMS: base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete, valor do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins.
* Dados do transporte: modalidade de frete, dados do transportador, informações sobre o veículo (placa e RNTC) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto).
* Dados de cobrança: endereço e forma de pagamento.
* Informações adicionais: fonte de impressão Danfe e informações complementares de interesse do contribuinte.

Lembrando sempre que o armazenamento dos arquivos XMLs é obrigatório.

 

Por quanto tempo devo guardar o arquivo XML das NF-es?

Segundo a cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05 “O emitente e o destinatário deverão manter a NFe em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.

Caso as empresas não guardem os devidos arquivos estarão passíveis de autuações, que podem ultrapassar R$ 1000,00 por documento perdido, pois a fiscalização vai exigir o arquivo em caso de fiscalizações.

O prazo para guardar o arquivo XML é de 5 anos de calendários fechados mais o ano corrente”.

Todos contribuintes do ICMS, optante ou não pelo Simples Nacional, são obrigados a armazenar o XML, lembrando que o destinatário contribuinte também deve armazenar o arquivo.

 

Como e onde posso salvar os arquivos XMl?

Você pode deixar seus arquivos salvos em um servidor local ou em um disco externo, que poderá lhe ajudar a aumentar a segurança. Porém a maneira mais indicada e segura aplicada nos dias atuais é manter tudo na Nuvem.

Dentre as maneiras de armazenar podemos citar: Google Drive, Onedrive, Servidor ou Computador local, Disco externo ou Pendrive, no post sobre Backup  listamos algumas opções de backup e qual sua importância.

Agora que você já sabe o que é por quanto tempo guardar o XML das Notas Fiscais, conheça o DGE-ERP e facilita a rotina administrativa da sua empresa!

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