Por quanto tempo devo guardar documentos fiscais?

Publicado por Dygransoft em

Guardar os documentos da sua empresa é super importante, caso não tem o hábito de manter a guarda de documentos fiscais em sua empresa você pode gerar inúmeros problemas e prejuízos, afinal, a comprovação do pagamento ou do prazo de garantia de um bem, produto ou serviço,compete sempre ao devedor ou consumidor.

Por exemplo, caso o contribuinte não tenha como comprovar um pagamento para o Fisco, além de ser obrigado a pagar novamente, será acrescido uma multa de 20% do valor referente e juros da taxa Selic.

Os documentos não precisam, necessariamente, ser guardados em arquivos físicos, é possível escaneá-los e organizar tudo em arquivos digitais.

Esses arquivos podem ser salvos em computadores, em mídias físicas (como pen drives, CDs, DVDs ou HDs externos) ou mesmo na nuvem (por meio da utilização de plataformas de compartilhamento de arquivos como o Google Drive, por exemplo).

Além de oferecer mais segurança, a digitalização facilita a busca por um documento quando necessário.

Existe ainda a possibilidade de contratar serviços de empresas responsáveis pela organização e pela guarda de documentos.

Acontece que independentemente da forma escolhida para a preservação dos documentos fiscais, uma dúvida constante permanece: por quanto tempo é necessário guardá-los?

De acordo com a legislação brasileira, os documentos legais e contábeis das empresas devem ficar arquivados por, pelo menos, 5 anos.

Em razão disso, para evitar riscos desnecessários fizemos uma lista dos documentos mais importantes para uma empresa que devem ser guardados a fim de uma possível comprovação de pagamento:

Notas fiscais e recibos – 5 anos

Livros fiscais – 5 anos

IR (Imposto de Renda) – 5 anos

CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) – 5 anos

PIS (Programa de Integração Social) – 5 anos

COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social) – 5 anos

ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) – 5 anos

Declarações: DIPJ, DCTF, DACON – 5 anos

DASN – Declaração Anual do Simples Nacional – 5 anos

DIRF – Declaração do Imposto Retido na Fonte

Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções – 5 anos

GIA – Guia de Informação e Apuração do ICMS – 5 anos

Contrato de trabalho – Prazo indeterminado

Recibo de pagamento de salário, férias, 13° salário, controle de ponto – 5 anos

Termo de rescisão do contrato de trabalho – 2 anos

Folha de pagamento – 10 anos

Livro ou ficha de registro de empregado – Prazo indeterminado

FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) – 30 anos

GFIP – Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social: 30 anos

GRFC (Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social): 30 anos

GPS (Guia da Previdência Social) – 5 anos

Contribuição Sindical – 5 anos

CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) – 3 anos

RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) – 5 anos

O que fazer quando a empresa perde um documento?
De acordo com o art. 264, § 1º ,do RIR/99:
Ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar,em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição (Decreto-Lei nº 486, de 1969, art. 10 ).

Respeitar o tempo de guarda de documentos fiscais, além de ser extremamente importante para a empresa, é obrigatório.

Por isso, separe os seus documentos, escolha a melhor forma de arquivá-los e mantenha tudo sempre bem organizado.

Assim, você evita que a sua empresa seja acionada por possível sonegação de impostos.

Guardar os documentos do seu negócio também evita problemas como descontroles contábeis, equívocos estratégicos e cobranças indevidas.


Dygransoft

Fazemos parte do grupo Dygran, fundado em 1986 sediado na cidade de Maringá – PR. Desde 1995 a Dygransoft acumula competência e experiência no desenvolvimento de softwares de gestão de empresas (ERP). Nossas soluções são distribuídas por todo o Brasil através de parceiros que atendem prontamente a necessidade de cada cliente.

Iniciar Conversa
Precisando de Ajuda
Olá!
Podemos de ajudar?